Als je e-mailmarketing doet, verwerk je persoonsgegevens van je klanten: naam, adres, gedrag, soms bestelhistorie. Waar die gegevens fysiek staan en wie erbij kan, is onder de AVG jouw verantwoordelijkheid, niet die van je leverancier. Vandaar dat het uitmaakt met welk platform je werkt.
Waar de gegevens staan
De servers en back-ups van HummingHub staan in Nederland. Er gaat geen data naar een derde land buiten de EU. Dat scheelt je de hele discussie over doorgifte naar de Verenigde Staten die bij Amerikaanse platforms hoort: je hoeft geen aanvullende maatregelen te beoordelen en er is geen doorgiftemechanisme dat je in de gaten moet houden.
Rollen: wie is wat
- Jij bent verwerkingsverantwoordelijke. Jij bepaalt welke gegevens je verzamelt en waarvoor.
- HummingHub is verwerker. Wij verwerken die gegevens alleen in jouw opdracht, om de dienst te leveren.
De verwerkersovereenkomst legt die verhouding vast en is verplicht zodra je een externe partij persoonsgegevens laat verwerken. Bij HummingHub hoort die standaard bij je account; je hoeft er niet apart om te vragen.
Wat erin staat
- Welke categorieën gegevens en betrokkenen het betreft
- Dat verwerking alleen op jouw instructie gebeurt
- Welke beveiligingsmaatregelen er gelden
- Welke subverwerkers er zijn en hoe je wordt geïnformeerd bij wijziging
- Hoe je wordt geholpen bij verzoeken van betrokkenen en bij een datalek
- Wat er met de gegevens gebeurt als je stopt
Verzoeken van je klanten
Vraagt iemand om inzage in of verwijdering van zijn gegevens, dan kun je per contact zien wat er is vastgelegd: aanmeldmoment, bron, verzendhistorie en gedrag. Verwijderen kan definitief, waarbij het adres wel op de uitschrijflijst blijft staan zodat je diegene niet per ongeluk opnieuw importeert.
Bewaartermijnen
De AVG noemt geen vast aantal jaren; je bewaart niet langer dan nodig voor het doel. In de praktijk werkt dit: contacten die je actief benadert bewaar je, contacten die jaren niets doen ruim je op. Dat is meteen goed voor je bezorging. Leg je keuze vast in je privacybeleid, zodat je hem kunt uitleggen.
Meer over de technische kant staat op Privacy en AVG.