Een evenement — een open dag, een webinar, een beurs, een cursus — vraagt om een reeks, niet om één aankondiging. De helft van je werk zit bovendien ná de aanmelding.
Voor de aanmelding
Aankondiging (3 tot 6 weken vooraf). Wat, wanneer, waar, voor wie, en waarom het de moeite waard is. Eén knop.
Herinnering (1 tot 2 weken vooraf), alleen naar wie zich niet aanmeldde. Andere invalshoek: het programma, een spreker, een deelnemer van vorig jaar.
Laatste kans (2 tot 3 dagen vooraf). Kort.
Na de aanmelding
Dit is waar de meeste organisaties het laten liggen, terwijl no-shows hier worden voorkomen:
- Directe bevestiging met datum, tijd, locatie of link, en een agenda-item.
- Herinnering een dag vooraf met praktische zaken: parkeren, inloggen, meenemen.
- Herinnering een uur vooraf bij een online evenement. Dit scheelt aantoonbaar de meeste no-shows.
Na afloop
- Bedankmail met de opname, de presentatie of de foto's, plus één vervolgstap.
- Aparte mail naar wie zich aanmeldde maar niet kwam: hier is wat je hebt gemist.
Die laatste twee groepen scheiden is het verschil tussen een evenement en een evenement dat iets oplevert. Zie E-mailautomatisering.