Onder de AVG mag je persoonsgegevens alleen verwerken als je daarvoor een grondslag hebt. Er zijn er zes; voor e-mailmarketing zijn er in de praktijk twee relevant. Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies.
Toestemming
De hoofdregel voor nieuwsbrieven. Toestemming moet vrij gegeven, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn, en net zo makkelijk in te trekken als te geven. Zie Mag ik zonder toestemming een nieuwsbrief sturen?
Gerechtvaardigd belang
Bij bestaande klanten kun je je hierop beroepen voor mail over vergelijkbare eigen producten of diensten, mits je bij het verzamelen van het adres de mogelijkheid tot verzet bood en dat in elke mail blijft doen. Je moet dan wel een afweging maken tussen jouw belang en de privacy van de ontvanger, en die afweging kunnen laten zien.
Uitvoering van een overeenkomst
Deze dekt transactionele mail: bestelbevestigingen, factuurherinneringen, afspraakwijzigingen. Niet je nieuwsbrief.
Wat je vastlegt
Per contact: op welke grondslag je verwerkt en waar die vandaan komt. Bij toestemming zijn dat datum, bron en de gebruikte tekst. Bij gerechtvaardigd belang je afweging, in je verwerkingsregister.
Achteraf van grondslag wisselen omdat de eerste niet uitkomt, is geen begaanbare route.