Een verwerkingsregister is een overzicht van wat je met persoonsgegevens doet. Vrijwel elke organisatie die structureel gegevens verwerkt heeft er een nodig — en wie een klantenbestand mailt, verwerkt structureel. Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies.
Wat erin staat, voor het e-mailgedeelte
- Doel: het versturen van de nieuwsbrief, en apart: meten en personaliseren.
- Categorieën betrokkenen: aanmelders, klanten.
- Categorieën gegevens: naam, e-mailadres, aanmeldbron en -datum, gedragsgegevens, eventuele bestelhistorie.
- Grondslag: toestemming of gerechtvaardigd belang, per doel.
- Ontvangers: je e-mailplatform als verwerker, plus eventuele koppelingen.
- Doorgifte buiten de EU: ja of nee, en zo ja op welke basis. Zie Doorgifte buiten de EU
- Bewaartermijnen.
- Beveiligingsmaatregelen: in hoofdlijnen.
Waarom het nuttig is, los van de plicht
De vragen dwingen je om te weten waar je gegevens staan. De meeste organisaties ontdekken bij het invullen dat er een oude export in een gedeelde map staat of dat er een koppeling loopt die niemand meer gebruikt.
Praktisch
Een spreadsheet volstaat. Werk hem bij als je een nieuw systeem koppelt of een nieuw doel toevoegt — niet één keer per jaar in paniek.